Intérêts & Inconvénients

Nº1 - Amélioration de la productivité et de l’engagement des administrateurs (mise à disposition rapide pour les administrateurs et encadrants de documents divers et variés).

Intérêts

Nº2 - Avoir un accès centralisé et cohérent à la mémoire de l’association : c’est un processus de capitalisation des connaissances. Un tel processus nécessite de définir des droits d’accès pour les utilisateurs de l’intranet aux documents présents sur celui-ci, et par conséquent une authentification de ceux-ci afin de leur permettre un accès personnalisé à certains documents.
Nº3 - De réaliser un partage, une fonction de groupe très intéressante. Autrement dit, de permettre un travail coopératif.
Nº4 - De rassembler les différentes données au sein d’une même source. Il s’agit de documents de tous types (textes, images, vidéos, sons, …). Aujourd’hui, il est possible de rassembler tous ces documents sur un seul intranet.
Nº5 - De mettre à la disposition des différents administrateurs et encadrants de l’association des informations sur celle-ci.
Nº6 - Un stockage des documents intégré (CMS)
N°7 - Une transmission intégrale et immédiate de tous les documents propres à chaque poste en cas de changement de bureau ou de fonction
Nº8 - Une disponibilité à tout moment et à tous les endroits

Inconvénients

Nº1 - Les risques de sécurité : l'accès à notre Intranet est réservé aux administrateurs et à nos kinés. Une double mesure garantit l'accessibilité à cette plateforme : la zone hypertexte permettant d'y accéder + le mot de passe qui peut être modifié à chaque changement de composition du Conseil d'Administration.
Nº2 - Une surabondance d’informations : pas de stress ! La taille de notre association laisse à supposer que le nombre de documents restera dans une quantité moyenne.
Nº3 - Les problématiques de temps et de coût : la gestion du site est gratuite. Par contre, dans un premier temps, l'ajout de documents passe nécessairement par le biais du Webmaster.
Nº4 - Une gestion "suivi" importante : même réponse que pour la question n°2 au regard de la moindre quantité de documents.
Nº5 - Les mises à jour continuelles et les problèmes de logiciel : c'est le domaine du Webmaster !

Questions

Après avoir soigneusement examiné les avantages et les inconvénients liés à l’implémentation de votre intranet, vous devez ensuite vous poser des questions sur vos besoins internes en termes d'intranet. Cela vous aidera à évaluer les avantages d'un portail intranet pour les administrateurs et à éviter les problèmes liés à sa mise en œuvre.

Voici quelques questions auxquelles vous devrez répondre avant de choisir un portail intranet :

Quelle peut être la fréquence d’utilisation de votre intranet ?
Quelles sont les différentes strates d'utilisation de l'intranet ? Présidence ? Secrétariat ? Trésorerie ? Kinés ?
Quels outils pourriez-vous proposer à vos administrateurs pour les aider à réaliser leurs missions quotidiennes ?
Quel est le style de communication de votre association ? Comment vos administrateurs communiquent-ils actuellement entre eux ?
La personne qui va gérer votre intranet a-t-elle la disponibilité nécessaire, ou devra-t-elle se faire aider ?
Quel sera le degré de difficulté du processus d'adoption auprès de vos administrateurs ?
Comment envisagez-vous la formation au logiciel et qui en aura la responsabilité ?
Quel est votre délai pour l’intégration de ce portail intranet ?
Combien de temps allez-vous devoir consacrer à ce projet ?
Quels besoins ou problèmes spécifiques pourraient être améliorés en utilisant un portail intranet pour administrateurs ?

Dans le cadre de cette analyse de vos besoins intranet, vous devez garder en ligne de mire votre objectif final. Exigez des résultats quantifiables que vous pouvez transformer en objectif opérationnel pour votre portail intranet.